למה מדיניות ביטול
תור שמתבטל שעתיים לפני הוא שעה ריקה שכבר אי אפשר למלא. מדיניות ברורה, שהלקוח רואה מראש והמערכת אוכפת לבד, חוסכת את השיחה הלא נעימה ומורידה ביטולים של הרגע האחרון. היא בנויה משלושה חלקים, וכל אחד מהם אפשר להפעיל לחוד:
- עד מתי מותר לבטל או להזיז מהקישור.
- סימון ״ביטול מאוחר״, שנספר בתיק הלקוח ליד אי ההגעות.
- מקדמה ללקוח שכבר ביטל מאוחר או לא הגיע פעמיים.
שלב 1: עד כמה זמן לפני התור
- לוחצים העסק שלי ← הגדרות העסק ← כללי תיאום.
- בביטול או שינוי מהקישור בוחרים: בכל זמן (ברירת המחדל), או עד 2, 3, 6, 12, 24 או 48 שעות לפני התור.
- לוחצים 💾 שמירת כל ההגדרות.
מתחת לבחירה כתוב במשפט אחד מה יקרה, כדי שיהיה ברור מה הלקוחות יחוו.
מה הלקוח רואה
- לפני שהוא קובע: במסך האישור מופיעה שורה עם המדיניות, למשל ״ביטול או שינוי של התור אפשרי כאן עד 24 שעות לפניו. אחר כך יש לפנות לבית העסק.״
- ברשימת התורים שלו: תור שכבר קרוב מדי מסומן, ואין לידו כפתורי ביטול ושינוי. במקומם יש כפתור חיוג ו־WhatsApp לעסק.
- אם ניסה בכל זאת: למשל מחלון ישן שהיה פתוח, הוא מקבל הסבר ואת פרטי הקשר של העסק. התור לא משתנה.
שלב 2: סימון ביטול מאוחר
כשלוחצים ✕ ביטול התור בפעולות לתור (או ✕ בוטל בחלון התור) ומאשרים, על תור שמתחיל בתוך הזמן שהוגדר, נפתח החלון ביטול קרוב לתור ושואל מי ביטל:
- הלקוח ביטל מאוחר
- התור מבוטל ונספר בתיק הלקוח כ״ביטול מאוחר״.
- ביטול רגיל
- העסק ביטל, או שמוותרים הפעם. התור מבוטל בלי סימון.
- חזרה בלי לבטל
- שום דבר לא משתנה.
בתיק הלקוח, במדד חריגות, רואים כמה פעמים לא הגיע וכמה ביטולים היו, ומתוכם כמה מאוחרים. כך יודעים מתי כדאי לדבר איתו, או לבקש מקדמה.
שלב 3: מקדמה ללקוח שחוזר על זה
בתשלומים ומקדמות יש מקדמה ללקוח שביטל מאוחר או לא הגיע. בוחרים 20%, 30%, 50% או תשלום מלא.
- זה חל על לקוח שיש לו לפחות 2 אי הגעות או ביטולים מאוחרים, יחד.
- בפעם הבאה שהוא קובע מהקישור, הוא מתבקש לשלם את האחוז שנבחר ממחיר הטיפול. אם המקדמה הרגילה של השירות גבוהה יותר, נשארת הרגילה.
- במסך התשלום הוא רואה משפט קצר שמסביר למה.
מה עוד עוזר
- טופס מדיניות. בין הטפסים המוכנים יש ״מדיניות ביטולים ואי הגעה״. אם מצרפים אותו לשירות, הלקוח חותם עליו כשהוא קובע. כדאי שהזמן שכתוב בו יתאים למה שהוגדר בכללי תיאום. ראו טפסי הסכמה.
- רשימת המתנה. כשתור מתבטל, הזמן שהתפנה מוצע אוטומטית לממתינים שמתאימים. ראו רשימת המתנה.
- אישור הגעה. תזכורת אוטומטית לפני התור וקישור לאישור הגעה מקדימים את הביטולים, כשעוד אפשר למלא את השעה. ראו תזכורות ואישורי הגעה.
- ביטולים ללא קביעה מחדש. לקוחות שביטלו ולא קבעו שוב מופיעים במרכז השליטה, עם הודעה מוכנה. ראו לקוחות לחזרה.
שאלות נפוצות
לקוח צריך לבטל בדחיפות, מה עושים?
הוא מתקשר או כותב לך, ומבטלים את התור מהיומן. אם הסיבה מוצדקת, בוחרים ביטול רגיל והביטול לא ייספר.
המדיניות חלה גם על תורים שנקבעו לפני שהפעלתי אותה?
כן. מהרגע ששומרים, כל תור עתידי נבדק לפי הזמן שנבחר.
אפשר לגבות דמי ביטול?
המערכת לא מחייבת כרטיס אחרי ביטול. מה שכן אפשר: מקדמה מראש לכל הלקוחות, או רק ללקוחות שחוזרים על ביטולים מאוחרים, כמו בשלב 3.
משנה הודעת ה־WhatsApp על ביטול?
לא. הלקוח מקבל את אותה הודעת ביטול כמו תמיד.
עודכן לאחרונה: 13 באוקטובר 2026 · שאלה שלא מופיעה כאן? אפשר לשאול את העוזר בתוך המערכת או לכתוב לנו בעמוד יצירת הקשר.