🗓️קביעת תור, עריכה וסטטוסים

פתיחת תור חדש

יש כמה דרכים: + פעולה מהירה ← תור חדש במסך הבית, לחיצה על שעה פנויה ביומן, קביעת תור מתוך תיק לקוח, או פשוט לבקש מהעוזר החכם ״תקבעי לדנה צבע ביום שלישי ב־10״.

קביעת תור שלב אחר שלב

חלון קביעת תור עובר ב־4 שלבים, ובראשו רואים באיזה שלב נמצאים. המשך ← עובר לשלב הבא ו→ חזרה חוזר אחורה. אפשר גם ללחוץ על שלב שכבר עבר.

1. לקוח

מחפשים לפי שם או טלפון ובוחרים מהרשימה, והחלון עובר לשירות לבד. לקוח חדש? ＋ לקוח חדש פותח טופס קצר ומחזיר לתור.

2. שירות

רשימת השירותים לפי קטגוריה, עם חיפוש. הבחירה ממלאת משך ומחיר, והחלון עובר למועד.

3. מועד

הימים הקרובים, וליד כל יום כמה שעות פנויות יש בו למשך השירות. בוחרים יום ואז שעה. מוצגות רק שעות שבתוך שעות הפעילות ולא תפוסות ביומן. עוד תאריכים מביא את הימים הבאים, ותאריך או שעה אחרים מאפשר לכתוב כל תאריך ושעה.

4. סיכום

התור (או התורים) עם השעות והמחיר. בפרטים נוספים אפשר לשנות משך, מחיר, הערה, מקדמה לתור הזה, ובחבילת Pro את איש/אשת הצוות.

לוחצים 💾 שמירה. תור קיים נפתח לעריכה בחלון אחד עם אותם שדות.

כמה תורים לאותו לקוח. בסיכום לוחצים ＋ תור נוסף לאותו לקוח, למשל צבע ואחריו תספורת. התור הראשון נשאר ברשימה, והחלון חוזר לבחירת שירות עם אותו לקוח. השעה המוצעת היא מיד אחרי התור הקודם (מסומנת ב־⭐), והשעות של התורים שכבר ברשימה לא מוצעות שוב. ✕ ליד תור מוריד אותו מהרשימה. פרטים נוספים שייכים רק לתור שבעריכה, וכל תור ברשימה שומר את המחיר, המשך וההערה שלו. 💾 שמירת 2 תורים שומר את כולם יחד, והלקוח מקבל הודעת אישור אחת עם כל התורים וקישור אחד שמאשר את כולם, גם כשהם בימים שונים.

הסטטוסים

מתוכנן

תור שנקבע ועוד לא אושר על ידי הלקוח.

מאושר

הלקוח אישר הגעה, למשל דרך קישור האישור שבתזכורת.

בוצע

הטיפול נעשה. רק תורים שבוצעו נספרים בהכנסות, בכרטיס הנאמנות ובמעקב ״לקוחות לחזרה״. אפשר לסמן ״בוצע״ רק מהרגע שהתור מתחיל, ועד אז הכפתור כבוי.

בוטל

התור בוטל. אם יש מישהו ברשימת ההמתנה שמתאים, הוא יכול לקבל הצעה אוטומטית.

לא הגיע/ה

הלקוח לא הגיע. זה נספר ב״חריגות״ בתיק הלקוח.

ביטול מאוחר. אם הגדרת בכללי תיאום עד כמה זמן לפני התור אפשר לבטל, וסימנת ״בוטל״ על תור שמתחיל בתוך הזמן הזה, המערכת שואלת מי ביטל. הלקוח ביטל מאוחר נספר בתיק הלקוח כביטול מאוחר, וביטול רגיל לא. לקוח עם 2 אי־הגעות או ביטולים מאוחרים יכול להתבקש לשלם מקדמה בקישור. ההסבר המלא בביטולים, ביטול מאוחר ואי הגעה.

כמה תורים באותו יום. כשמסמנים ״בוטל״ או ״לא הגיע/ה״, או מוחקים תור של לקוח שיש לו עוד תורים באותו יום, המערכת שואלת אם לעשות את זה רק לתור הזה או לכל התורים שלו באותו יום. בבחירה ב״כולם״ שואלים פעם אחת מי ביטל, והלקוח מקבל הודעה אחת על כל התורים.

כשהשעה תפוסה

אם התור חופף לתור אחר, מופיע ⚠️ השעה תפוסה עם פרטי התור הקיים. אפשר לבחור:

• ⚠️ לקבוע בכל זאת: התור נשמר למרות החפיפה.
• בחירת שעה אחרת: חוזרים לטופס, וכל מה שמילאת נשאר.
• 🕐 הוספה לרשימת המתנה: הלקוח יקבל הצעה כשיתפנה מקום.

אישור ותזכורת ב־WhatsApp

אם WhatsApp מחובר וההודעות האוטומטיות פועלות, אישור התור נשלח ללקוח לבד מיד אחרי השמירה. אחרת נפתחת תצוגה מקדימה של ההודעה עם שליחה ל־WhatsApp. אותו דבר קורה כשמבטלים או מוחקים תור. כשמזיזים תור עם 📅 שינוי מועד, נפתחת הודעת עדכון עם המועד החדש וקישור אישור חדש, ראו בהמשך. ראו תזכורות ואישורי הגעה.

פעולות לתור ביומן

לחיצה על תור ביומן פותחת את פעולות לתור. למעלה: הלקוח, הסטטוס, היום, השעות (התחלה וסיום), השירות והמחיר. אם יש לו עוד תורים באותו יום, השעות שלהם מופיעות מתחת.

• ✓ סימון בוצע ו📅 שינוי מועד הם שני הכפתורים הגדולים.
• 🛍️ הוספת מוצרים מוסיף לתור מוצרים שהלקוח קונה, גם אחרי שהתור סומן ״בוצע״. המחיר שלהם נוסף למחיר התור. ראו מוצרים.
• מתחתם: עריכה, תיק לקוח, תזכורת ואישור (הודעה אחת עם קישור אישור לכל התורים שלו באותו יום), סימון מאושר, ביטול התור ולא הגיעה. ביטול ו״לא הגיעה״ שואלים לפני שהם משנים.
• בתור מאושר מופיעים הודעה ללקוח וביטול האישור. בתור שבוצע: 📅 קביעת התור הבא. בתור שבוטל, שבוצע או שהלקוח לא הגיע אליו: החזרה למתוכנן.

אפשר גם לפתוח את התור ולשנות בו תאריך, שעה או סטטוס. 🗑️ מחיקת תור מוחק אותו לגמרי. בדרך כלל עדיף לסמן ״בוטל״, כי כך נשארת היסטוריה בתיק הלקוח והמערכת יודעת להציע את הזמן לרשימת ההמתנה.

שינוי מועד

📅 שינוי מועד (בפעולות לתור או בחלון התור) מעביר תור לתאריך ושעה אחרים בכמה צעדים:

1. אם ללקוח יש עוד תורים באותו יום, בוחרים רק את התור הזה או את כל התורים באותו יום. כשמזיזים את כולם, הם זזים יחד, באותו סדר ובאותם מרווחים.
2. מופיעים רק תאריכים שיש בהם מקום לתור (או לכל התורים יחד), עם מספר הזמנים הפנויים בכל אחד. 📅 תאריכים נוספים ממשיך לחפש קדימה.
3. בוחרים תאריך ומקבלים את השעות הפנויות בו, לפי בוקר, צהריים וערב. ⭐ מסמן את השעה הקרובה ביותר לשעה הקודמת. כשמזיזים כמה תורים, השעה היא של התור הראשון.
4. במסך האישור רואים מה היה ומה חדש לכל תור, ולוחצים 📅 העברת התור.
5. התור חוזר ל״מתוכנן״ (גם אם אושר קודם), ונפתחת הודעת עדכון ללקוח עם המועד החדש וקישור אחד שמאשר את כל התורים שלו באותו יום. 📲 שליחה ב־WhatsApp שולח אותה.

הזמנים נבדקים מול שעות הפעילות, תורים אחרים, זמן חסום ויומן גוגל, בדיוק כמו בעמוד התיאום. הזמן שהתפנה מוצע לרשימת ההמתנה.

התור הבא, כבר בסוף הטיפול

לקוחות שיוצאים עם תור הבא לא צריכים לזכור לחזור. לכן כשמסמנים תור ✓ בוצע, וללקוח אין תור עתידי, נפתח החלון 📅 התור הבא.

• מוצגים שלושה זמנים פנויים סביב מועד החזרה המומלץ של השירות (לפי במעקב אחרי כמה ימים? בשירות), קרוב לשעה שבה הלקוח הגיע היום.
• קביעה קובע את התור מיד, והלקוח מקבל אישור כמו בכל תור חדש.
• 📅 מועד אחר פותח חלון קביעת תור עם הלקוח, השירות והתאריך המומלץ.
• 🔁 תור קבוע קובע סדרה של תורים, ראו בהמשך.

שירות שכבוי בו לכלול את השירות במעקב חזרה לא מציע תור הבא. אפשר לסמן לא להציע אחרי כל טיפול בחלון עצמו, ואז החלון לא ייפתח לבד במכשיר הזה. גם אחר כך אפשר ללחוץ על תור שבוצע ביומן ולבחור 📅 קביעת התור הבא.

תור קבוע

ללקוח שמגיע בקביעות, למשל כל 4 שבועות, קובעים את כל התורים בבת אחת.

1. לוחצים על תור עתידי ביומן ובוחרים 🔁 הפיכה לתור קבוע, או 🔁 תור קבוע בחלון התור הבא.
2. בוחרים כל כמה זמן (משבוע ועד 12 שבועות) וכמה תורים (או כמה תורים נוספים, כשמתחילים מתור קיים).
3. המערכת בודקת כל מועד מראש: פנוי נשאר באותה שעה, תפוס עובר לשעה הפנויה הקרובה באותו יום (עד שעתיים הפרש), ומועד בלי זמן פנוי מסומן ויידלג.
4. לוחצים קביעת N תורים. אחר כך אפשר לשלוח ללקוח את כל התאריכים בהודעה אחת.

בחלון פעולות לתור של תור מהסדרה מופיע 🔁 תור קבוע עם מספר התור בסדרה. ביטול התור הקבוע מכאן מבטל את התור הזה ואת כל התורים הבאים בסדרה, והזמנים שהתפנו מוצעים לרשימת ההמתנה.